¿Qué es la metodología ASAP?

La metodología ASAP es utilizada para la implementación de SAP. ¿De qué formas? ¿Qué pasos hay que seguir para implementarla? Escribí este artículo con el fin de darte todas las respuestas.

¿En qué consiste la metodología ASAP?

ASAP es una metodología (es decir, un conjunto de reglas, principios y métodos) para implementar SAP en una empresa.

El acrónimo significa Accelerated SAP y sospecho que también es un juego de palabras: ASAP en inglés también se usa como abreviatura de As Soon As Possible, en español “Tan pronto como sea posible” (que por cierto también es la respuesta estándar del cliente a la pregunta “¿Cuándo necesita implementar SAP?”).

La metodología ASAP incluye cinco pasos a seguir para implementar el sistema de la manera más eficiente posible, es decir, utilizando menos tiempo, dinero y personas.

Cada una de las fases incluye “paquetes de trabajo”, básicamente actividades y tareas a realizar.

Además, cada fase produce una serie de resultados tangibles, bien definidos y medibles, como el dimensionamiento del hardware necesario, la definición del grupo que trabajará en el proyecto y el rol de cada miembro, etc.

¿Cuáles son las etapas estándar de la metodología ASAP?

Estas son los cinco pasos que se deben seguir para la implantación de la metodología ASAP:

• Preparación del proyecto: En esta fase, se sientan las bases para una implementación exitosa. Se definen los fines y objetivos del proyecto, el calendario (incluida la fatídica fase Go-Live), la organización del equipo y los recursos disponibles.
• Business Blueprint : En esta fase se definen los procesos que utiliza la empresa y su estructura organizacional a implementar en el sistema SAP. Es importante señalar que en esta etapa definimos no solo los proyectos como son sino también cómo deben ser para mejorar la productividad. Por este motivo, durante esta fase también se realiza un “análisis de brechas” (un estudio de las diferencias entre la situación actual y el objetivo final).
• Implementación: Partiendo del plan de negocios configuramos los requerimientos en el sistema. Durante esta fase, también se realizan pruebas de integración y se crea la documentación para los usuarios finales (las personas que tendrán que usar SAP a diario en el futuro).
• Preparación final: En este paso se realizan numerosas pruebas, normalmente se realiza una formación presencial de los usuarios finales, se realiza el llamado “cut-over” (en la práctica se deja de trabajar con el sistema que se utilizó antes de SAP).
• Go Live & Support: Finalmente pasamos del entorno de preproducción al sistema “en vivo”. Algunos consultores ven el soporte como un sexto paso independiente; yo lo veo más como un momento para brindar soporte a los usuarios finales en las primeras semanas después de la implementación del software para resolver los problemas que surgen invariablemente.

Obviamente, existen otras metodologías posibles para implementar el sistema, por ejemplo, SAP Activate (una evolución de ASAP lanzado en 2014) y SAP Launch (diseñado para soluciones remotas “en la nube”).

¿Es necesario utilizar una metodología para implementar SAP?

Aunque no existen obligaciones formales y aunque cada metodología tiene sus fallas, me gustaría decir que para actividades complejas como la implementación de un software de gestión, un plan imperfecto es mejor que ningún plan.

Si tienes experiencia en Gestión de Proyectos, usar ASAP o Activate es un poco como usar metodologías PMI o PRINCE2 (o si prefieres ejemplos más cercanos al mundo de la programación, “Lean” o “Agile”).