Qué es SAP Activate: metodología, best practices, configuración guiada

SAP Activate es el nuevo “acelerador de implementación de SAP”, básicamente la metodología y las herramientas que SAP sugiere usar al implementar ERP.

SAP Activate ¿en qué consiste?

SAP Activate consta de tres procesos en uno: una metodología, las “SAP Best Practices” (los procesos de negocio considerados mejores y recomendados por SAP) y las herramientas de configuración guiada del programa. Lanzado en 2015, proporciona un marco para ayudar al cliente durante el ciclo de vida de la implementación.

Son la metodología y herramientas que SAP sugiere utilizar al momento de implementar SAP S/4HANA. También se puede utilizar para la implementación de otros productos: Business Suite de SAP ERP, SAP Customer Relationship Management, SAP Supply Chain Management y también algunas soluciones en la nube como SuccessFactors, Customer Experience y Ariba.

Activate es una herramienta flexible: admite varios puntos de partida (nuevas implementaciones, conversiones de sistemas, migración selectiva de datos) y diferentes escenarios, tanto en las instalaciones como en la nube.

No es obligatorio usar sus tres componentes: por ejemplo, si estamos trabajando en una conversión del sistema de SAP Business Suite a S/4HANA, podríamos optar por descartar las mejores prácticas y usar solo la metodología y el asistente de instalación.

Metodología de 4 pasos de SAP Activate

SAP Activate propone una  metodología de 4 pasos que reemplaza la metodología ASAP, que se considera demasiado rígida. Estos son:

• Preparar: La fase de preparación es aquella en la que se planifica y se pone en marcha un proyecto utilizando las “mejores prácticas”.
• Explorar: la fase de exploración es donde diferentes equipos de la empresa cliente se reúnen con consultores y determinan qué funciones de ERP cumplirán con los requisitos para los que se está implementando SAP.
• Realización: la fase de realización es donde se configura SAP y los consultores que lo implementan intentan obtener comentarios frecuentes de los usuarios para confirmar que el proyecto va en la dirección correcta. Esta forma de trabajar, si tienes experiencia en programación, se asemeja mucho a los conceptos de la metodología Agile (la validación frecuente de los resultados ayuda a reducir malentendidos y favorece la aceptación de los resultados).
• Lanzamiento (Deploy): La fase de lanzamiento del sistema implica la preparación del cut-over (momento transitorio en el que los usuarios dejan de utilizar el sistema existente en la empresa para cambiar al nuevo sistema).

Además de las cuatro fases del proyecto del método Activar, también hay cuatro “puertas de calidad ” (puntos del proceso donde se comprueba la calidad del trabajo) al final de cada fase.

Este es un requisito mínimo: es posible que se requieran (o se recomienden encarecidamente) controles de calidad adicionales para programas de implementación más complejos.

La metodología propuesta por SAP Activate puede verse como una combinación de elementos de un proceso “en cascada” con otros de un proceso “ágil”.

Metodología “Cascada” y “Agile”

Una  metodología en cascada  divide las actividades del proyecto en fases sucesivas con una serie de pasos secuenciales claros y bien definidos. Los pasos deben completarse secuencialmente y no se puede iniciar el siguiente hasta que se haya completado el anterior.

Los requisitos se definen antes de comenzar y los resultados tienden a ser visibles solo al final del proceso de desarrollo.

Una metodología Agile, en cambio, es más rápida y flexible. Los proyectos se completan en ciclos sucesivos, y cada ciclo se centra en lo que es más importante en ese momento. Se realizan varias interacciones, cada una de las cuales produce una pieza de software funcional.

Permite incorporar cambios y nuevas solicitudes al desarrollo. También promueve una mejor colaboración entre los desarrolladores y los usuarios finales.

En SAP Activate, la fase “realización”  tiene una estructura ágil, mientras que las otras fases tienen una estructura en cascada.

El asistente de configuración es en cambio un conjunto de herramientas que ayudan a configurar la solución, probar procesos, migrar datos, etc.

Best Practices

Como se mencionó anteriormente, las “Best Practices” son en la práctica procesos comerciales estándar y “listos para usar” que han sido optimizados para trabajar en S/4HANA.

Estos procesos comerciales listos para usar se basan en el conocimiento y la experiencia adquiridos con la implementación del software de gestión por parte de miles de clientes de SAP.

Ofrecen procesos, datos y estructuras organizacionales modelo “listos para la implementación” para respaldar los objetivos comerciales estratégicos y acelerar la implementación de SAP. Los procesos listos para usar para S/4HANA también se integran con las soluciones en la nube de SAP, como Ariba y SuccessFactors.

La adopción de procesos y soluciones estándar también evitará tener que trabajar en requisitos de personalización adicionales. Esto reducirá el costo no solo el costo de implementación sino también el mantenimiento general del sistema.

Están organizados por procesos comerciales (por ejemplo, “Cuentas por pagar” o “Producción para almacén”).

Una solución aún más estandarizada es utilizar una “ Empresa Modelo SAP ”.

Este es un servicio adicional que ofrece SAP en el que es posible elegir “empresas preconfiguradas” para los sectores y países que nos interesen (por ejemplo “Aeroespacial y Defensa”, “Banca”, “Retail”, “Seguros”, etc. ).

Es la solución que minimiza los esfuerzos de implementación (maximizando la estandarización), y es la evolución de la Solución de Despliegue Rápido.

Ordenando las soluciones propuestas por SAP de menor a mayor estandarización tendremos por tanto:

• Mejores prácticas.
• Solución de implementación rápida.
• Empresa modelo SAP.

El principal beneficio que perciben muchos usuarios que utilizan la metodología SAP Activate es la reducción del tiempo de implementación (y por tanto también de los costes asociados), así como una reducción de los riesgos derivados del uso de procesos ampliamente probados definidos en las “mejores prácticas “ .