¿Cuáles son las fases de un proyecto de implantación de SAP?

Este es el primero de una serie de artículos que detallarán las distintas fases de un proyecto de implantación de SAP.

Voy a explicar cuáles son las fases que componen un proyecto, en qué consisten y cuáles han sido mis experiencias (y los consejos que puedo darte) para cada una de ellas.

En este primer artículo haré una presentación general y luego entraré en detalle en las distintas fases en posts posteriores.

Proyecto de implantación de SAP: fase de arranque

Aunque la lista y la secuencia de las fases no son una ley inmutable grabada en piedra (de hecho, dependen del tipo de proyecto, de las metodologías aplicadas por la empresa consultora, de la implicación del cliente, etc.), esta es una lista que considero representativa de un proyecto típico de implantación de SAP.

La primera fase se denomina fase de arranque. En la fase de arranque se explican los objetivos del proyecto, sus fases y su calendario.

Técnicamente es una fase con una importancia marginal, pero llega a ser muy significativa desde el punto de vista relacional y motivacional. En esta fase, el equipo de implantación (normalmente un grupo de consultores externos) se presenta de hecho al cliente, que a su vez presenta a los empleados que trabajarán junto a la consultora.

Es muy importante que cada uno ponga dónde quiere ir, qué quiere hacer y qué pasos quiere seguir.

Proyecto de implantación de SAP: fase de análisis

La siguiente etapa es la de análisis: el equipo de implementación y el equipo del cliente se reúnen para definir cómo funcionarán los nuevos procesos empresariales en SAP. Por lo general, en esta fase también se analizan todas las personalizaciones necesarias (los cambios “a medida” que se introducirán en el programa para cerrar cualquier brecha entre el estándar proporcionado en SAP y las necesidades del cliente).

A continuación viene la realización, que también incluye la parametrización: la empresa consultora implementará en SAP lo que se ha compartido en la fase anterior. En esta fase también se construyen las “interfaces” (las conexiones que el nuevo SAP debe tener con otros sistemas informáticos para compartir datos).

Por lo general, durante la implementación también lleva a cabo el análisis de las interfaces y la implementación de la migración de datos. La migración de datos consiste en la transferencia de todos los llamados datos maestros (por ejemplo, la lista de clientes y proveedores, los materiales, los precios, etc.) y de todos los llamados datos “transaccionales” que aún están abiertos (pedidos de venta abiertos, pedidos de compra abiertos, facturas aún no creadas, asientos contables abiertos, existencias en el almacén, etc.).

La transferencia tendrá lugar en la fase inmediatamente anterior a la puesta en marcha del nuevo sistema (se utiliza el término “cut over”).

Formación  de los usuarios que trabajarán son SAP

El siguiente paso en el proyecto de implantación de SAP es la formación: todos los usuarios que van a trabajar en SAP deben recibir formación. 

La siguiente fase es la de Prueba o Trial Run: El cliente o la empresa consultora, bajo la supervisión del cliente, prueba el sistema en un entorno de pruebas SAP para verificar que lo que se ha implementado se corresponde con lo que se necesita y para comprobar que los datos introducidos en el sistema son correctos. 

En el Cut over (transición final), se realizan las últimas actividades antes de la puesta en marcha del nuevo sistema: se migran los datos, se portan las implementaciones realizadas al nuevo sistema operativo, se activan las interfaces con otros sistemas no SAP, etc.  A continuación, se produce el Go Live: el sistema está operativo y a partir de ese momento los usuarios utilizarán el nuevo sistema. El antiguo sistema de gestión está desconectado. 

Después, en el Soporte de Puesta en Marcha, la empresa consultora apoyará a los usuarios en las operaciones a realizar en SAP durante un determinado periodo de tiempo acordado.  Como se ha mencionado, en algunos proyectos se pueden utilizar diferentes fases (o las mismas pero en una secuencia diferente). 

Veamos un ejemplo: en un proyecto de actualización del sistema (es decir, el cliente, por necesidad o por elección, decide actualizarse a una versión más actualizada de SAP), la fase de análisis inicial ya se ha realizado (la mayoría de los procesos están operativos) y sólo se estudiarán en detalle los procesos que podrían verse afectados por la actualización.  En este caso, la fase de implantación puede desempeñar un papel más marginal y ser muy rápida, mientras que la fase de pruebas adquiere una gran importancia: hay que garantizar que los procesos ya existentes en SAP puedan funcionar sin problemas en la nueva versión del software SAP. 

Por último, es importante saber que también existen metodologías de implementación “estándar” creadas directamente por SAP: ASAP (durante mucho tiempo el estándar), SAP Activate (más reciente) o SAP Launch (para soluciones CLoud).