Fases de un proyecto de implantación de SAP: El Cut Over (Transición final)

En este artículo, que forma parte de una serie más amplia sobre la implantación de SAP, analizamos en detalle el “Cut Over” o la transición final. Estas son las actividades que hay que realizar para llevar a cabo el traspaso entre el antiguo sistema de gestión y el nuevo ERP.

La etapa de riesgos en la transición final

Como puedes imaginar, la transición final es una fase muy delicada. Para minimizar los posibles riesgos, hay que preparar un importante plan de proyecto: El Plan de Corte o Puesta en Marcha.

Los mejores planes de puesta en marcha también incluyen las acciones necesarias para dar la vuelta y reiniciar el sistema antiguo. Esta es una especie de plan B en caso de emergencia. Y, evidentemente, se trata de una decisión extrema que debe ser cuidadosamente considerada por todos los responsables del proyecto.

El proyecto de implantación y sus fases

La plataforma indica el sistema de gestión en el que se realiza la actividad (SAP u otros sistemas de software utilizados en la puesta en marcha). La descripción de la actividad indica qué tarea se va a realizar. Así como el tipo de actividad indica si la esta es manual o automática mediante programas.

¿En qué consiste el Plan de Transición?

El predecesor indica que la actividad indicada en la celda debe completarse antes de comenzar, y el responsable indica la persona que debe realizar la tarea. Así como la fecha y hora de inicio, la fecha y hora estimada de finalización de la tarea indican la fecha y la hora estimada de cada actividad.

La fecha y la hora de inicio real y la fecha y la hora de finalización real de la tarea indican la fecha y la hora realmente utilizadas para realizar esa actividad. Importante: La fecha y hora de finalización de la tarea real indica a todos los actores que la tarea se ha ejecutado.

Estipula dónde debe realizarse la actividad

La transición final también indica el lugar de ejecución, y si la actividad se realizará en las instalaciones del cliente, en la oficina del consultor, a distancia desde su casa, etc. La secuencia de recuperación indica el código de la secuencia de recuperación del sistema antiguo.

Esto solo será necesario en caso de que sea necesario volver atrás y reactivar el sistema antiguo. A menudo, el código de la secuencia de recuperación se refiere a procedimientos indicados en otro documento.

Recomendaciones para un proyecto de implantación exitoso

El plan de puesta en marcha y recuperación de la transición final debe compartirse con todas las personas implicadas en la implantación del sistema. La fecha y el periodo estimados son mucho más importantes de lo que se piensa. Puesto que ayuda a saber cuánto tiempo se estima que durará la transición al nuevo sistema de gestión.

Esta información ayuda a decidir en qué momento de la semana comenzar la actividad (normalmente el fin de semana). Y, en algunos casos, también en qué momento del año (normalmente cuando las actividades tienen un descenso estacional, por ejemplo, en agosto).

Aclarar en qué lugar se va a llevar a cabo la actividad es importante para saber dónde contactar con el interesado en caso de problemas y emergencias. Cada responsable debe comunicar por escrito que ha realizado la actividad de la que es responsable, y el expediente debe estar siempre actualizado.

Consejos para culminar la transición final

Recomiendo utilizar un sistema de intercambio de archivos en tiempo real (por ejemplo, Sharepoint). La persona indicada en la columna Responsable debe ser un individuo y no un grupo u organización. La responsabilidad de un grupo se convierte fácilmente en la responsabilidad de nadie.

El próximo artículo describe la puesta en marcha de SAP y la asistencia inicial al usuario.