10 consejos para trabajar mejor con SAP

A continuación, veremos algunos trucos para trabajar mejor con el sistema de gestión SAP:

1. Activar los Códigos de Transacción para trabajar mejor con SAP

¿Por qué deberías hacerlo? Para trabajar mejor con SAP, es más rápido introducir directamente el código en el campo ubicado en la parte superior izquierda que hacer clic en carpetas y subcarpetas.

¿Cómo hacerlo? Haz clic en la opción Extras que está en el menú de la barra superior. Ahora, códigos de transacción o TCodes, esto también aparecerá en el menú SAP.

Si quieres saber más sobre los códigos de transacción, haz clic aquí.

2. Trabajos con Favoritos

¿Por qué deberías hacerlo? El trabajo con Favoritos contribuye a que seas más rápido. La mayoría de usuarios de SAP usan las mismas transacciones, si tú también haces lo mismo, es probable que desees guardarlas en la misma carpeta.

¿Cómo hacerlo? Haciendo clic en la opción Favoritos que está en el menú superior. Después, presionas Insertar carpeta o las teclas Ctrl + Mayus + F5 al mismo tiempo y creas la nueva carpeta con el nombre que prefieras. Cuando la carpeta exista, haz clic en Favoritos de nuevo y selecciona Insertar transacción o presiona las Ctrl + Mayús + F4.

En la ventana emergente deberás introducir el código de transacción que quieres guardar como favorito. Por ejemplo, VA01 para crear pedidos de ventas o VA02 para modificarlos. Una vez completados estos pasos, la transacción estará en la carpeta de favoritos con una estrella en uno de sus lados.

Existe otra manera de añadir las transacciones a favoritos: seleccionando la transacción en el menú y haciendo clic en el símbolo de estrella. Este último está en la barra de tareas junto a SAP Easy Access.

3. Cambiar las descripciones de las transacciones en favoritos

¿Por qué deberías hacerlo? Este tercer consejo para trabajar mejor con SAP te permite facilitar el proceso de uso de SAP. Sabemos que no es un programa claro ni sencillo de utilizar por quienes no estén muy familiarizados. Por eso, a menudo las descripciones de las transacciones no se entienden.

¿Cómo hacerlo? Presionando en la transacción y seleccionando Cambiar favorito, luego, le colocas el nombre que te resulte más comprensible.

4. Deshacer los cambios realizados en el texto

¿Por qué deberías hacerlo? Todos hemos cometido errores al escribir un texto, en esos momentos, es fundamental deshacer esos cambios que no queríamos realizar.

¿Cómo hacerlo? Igual que deshaces los cambios en un texto en Word, es decir, presionando las teclas Ctrl + Z.

5. Detener una transacción

¿Por qué deberías hacerlo? A veces el sistema se ralentiza cuando se está haciendo una transacción y, como consecuencia, se queda “colgado” por decirlo así.

¿Cómo hacerlo? Haz clic en el símbolo que está al lado izquierdo de la barra de menú y presiona Detener transacción.

¿Qué es el símbolo al que tienes que hacer clic? Es la GUI (interfaz gráfica de usuario, también es conocida como SAP Logon). En uno de nuestros artículos te hablamos más sobre SAP Logon, accede a él mediante este enlace.

6. Abrir una nueva ventana

¿Por qué deberías hacerlo? Ir y venir de una transacción resulta incómodo, sobre todo si acostumbras a navegar por internet utilizando varias ventanas en el navegador.

¿Cómo hacerlo? Para abrir una nueva ventana, basta con escribir /n en el campo de comando. Cuando hagas clic en Enter, se abrirá la nueva ventana. Ten en cuenta que también puedes hacer esto con el botón analizado en el consejo 5, es decir, eligiendo Nueva Ventana GUI.

7. Cambiar el formato de la fecha

¿Por qué deberías hacerlo? No en todos los países se utiliza el mismo formato de fecha, en algunos se emplean separadores diferentes. Por ejemplo, en Alemania se usa el punto (20.06.2022) y en Italia el diagonal (20/06/2022). Además, en algunos países se comienza escribiendo el mes y en otros el año.

¿Cómo hacerlo? Accede a la opción Sistema, luego a Perfil del usuario y a Fecha propia. Ahora, haz clic en la pestaña Predeterminado y cambia el formato de la fecha por el que prefieras.

En la pestaña Predeterminado puedes cambiar otras cosas importantes, como el formato de los números (uso de punto y coma) y el formato de la hora.

8. Cambiar el color de fondo de interfaz gráfica

¿Por qué deberías hacerlo? No es solo una cuestión estética, sino una manera de trabajar mejor con SAP, pues evita que cometas ciertos errores, sobre todo si tienes acceso a varios sistemas de una misma empresa (por ejemplo, al sistema de desarrollo, al de pruebas y al de producción) o a los sistemas de distintas compañías.

La mejor manera de trabajar con varios sistemas es utilizando un color diferente en cada uno. Por ejemplo, verde para el sistema de desarrollo y rojo para el de producción.

¿Cómo hacerlo? Para cambiar el color de fondo de la interfaz gráfica, haz clic en el símbolo que está al lado derecho de la barra de herramientas estándar. Este representa un monitor con 3 líneas verticales de color. Cuando presiones el ícono mencionado, selecciona Opciones.

Cuando se abra la ventana Opciones de SAP GUI, presiona Diseño visual y Colores en el sistema. Luego, elige la combinación de colores que prefieras y haz clic en Aplicar. Algunos de los colores que están disponibles son:

• SAP Gold.
• SAP Green.
• SAP Purple.

Recuerda que, si quieres ver los cambios aplicados a los colores de la interfaz gráfica, es necesario que salgas del sistema y vuelvas a entrar.

9. Desactivar los sonidos de SAP

¿Por qué deberías hacerlo? Algunas personas encontramos irritantes los sonidos de SAP, sobre todo cuando tenemos que trabajar en el sistema de gestión por largas jornadas.

¿Cómo hacerlo? La desactivación de los sonidos se hace en Opciones de GUI, recuerda que para acceder a esta ventana debes presionar el símbolo del monitor. Cuando ingreses a la opción mencionada, escoge Diseño de interacción y Ajustes de sonido. Luego, desmarca Activar señal de audio.

10. Saber por qué no estás autorizado para hacer una transacción

¿Por qué deberías hacerlo? Es muy común que quienes trabajan con SAP se encuentren con problemas de autorización sea para hacer una determinada transacción o ver ciertos datos.

¿Cómo hacerlo? Para trabajar mejor con SAP, es vital que sepas qué hacer ante los problemas de autorización. Cuando el sistema te dé error al intentar hacer una transacción o ver un dato, escribe /nsu53 en el campo de comandos y pulsa Intro. En ese momento, verás un informe que se titula “Fallo de autorización”, en él se dirá de qué autorizaciones carece tu perfil.

Para solucionar el problema de autorización, envía el informe al administrador del sistema SAP de la empresa y él te dará la autorización.