Entender el Material Master

Hay una expresión inglesa adoptada ahora por todos los comerciantes, que se refiere a aquellas prendas o artículos que, por su versatilidad de uso, no pueden faltar en tu armario, o que generalmente debes tener en casa: “must have”.

Bueno, si tuviera que pensar en un término para definir al Material Master, probablemente sería éste.
Si trabajas en una empresa que utiliza SAP, aunque a efectos de tu trabajo no te ocupes de la entrada de pedidos, el tratamiento de mercancías u otras actividades directamente relacionadas con el uso de las mismas, sospecho que tarde o temprano te encontrarás con alguna actividad relacionada con los Master Data (los “Datos Maestros”) de algún artículo.
Por lo tanto, hacerse una idea de cómo navegar a través de la abundante información de estos materiales es, en mi opinión, un buen punto de partida.

El Material Master se encuentra dentro del módulo de Material Management, por lo que encontraré mi material de referencia siguiendo la ruta:

Logistics → Material Management → Material Master → Material → Display (MM03)

Nuestro Material Master se compone de varias pestañas, o carpetas llamadas “views” (“vistas”), cada una de las cuales lleva información diferente, detallada según el uso que queramos hacer de ella.

Hay muchas views: algunas serán accesibles en función de su papel en la empresa y, por tanto, de los permisos que tenga para utilizar el sistema (lo que llamamos rol de usuario); otras vistas son accesibles para cualquiera, pero probablemente no sean relevantes para usted.

A continuación, una lista de las vistas más relevantes para un conjunto genérico de usuarios corporativos:

• Basic Data 1 (Datos básicos): en esta pantalla, o vista, encontraré todos los datos físicos y del sistema que son esenciales para la catalogación del propio material. Esto significa que se incluirá la unidad de medida, el peso, las dimensiones y el volumen del artículo. También es posible definir la información de embalaje para facilitar la manipulación en el almacén. Además, aquí se incluyen los datos relativos al Material Group (Grupo de Materiales al que pertenece el artículo), si procede se indica la fecha de validez (por ejemplo, en caso de cambios en el catálogo), la jerarquía del producto, etc.
• Sales: Sales org. 1 (Ventas: Organización de ventas número 1): esta pantalla muestra información relativa a la distribución comercial del material. Así que primero encontramos el área de distribución del material en cuestión, definida por la Sales Organization (Organización de Ventas) y el Distribution Channel (Canal de Distribución). Esta información es importante, ya que algunos artículos, aunque formen parte de una lista genérica de la empresa, pueden estar destinados a la distribución, por ejemplo, en el mercado americano, pero no en el europeo. Un poco más abajo, en la misma pantalla, encontramos también los criterios de imposición de nuestro material. Podemos leerlos en la sección denominada “Tax Data” (“Datos fiscales”).

Esta pantalla, como es fácil adivinar, no es la misma para todas las áreas de ventas. Por lo tanto, antes de acceder a ella, tendré que indicar al sistema para qué Sales Organization (Organización de Ventas) quiero visualizar esta información.

• Sales: general/plant (Ventas: General/Sitio de producción): En esta pantalla se encuentra la información relativa a las ventas, en el sentido de la distribución física del material. Por eso la primera información que leí se refiere a la “Plant” (Planta). La planta indica el lugar en el que se produce la mercancía para nuestra empresa. Si no tenemos un centro de producción, la Planta sigue representando el lugar donde se almacenan las mercancías y desde donde se distribuirán. A partir de la Planta indicada, se definirán los criterios de carga y transporte de la mercancía. Los encontrará en la sección “shipping data” (“datos de envío”): TransportGrp indica cómo se transporta el material, por ejemplo, en palés LoadingGrp indica cómo se carga el palé, por ejemplo, utilizando una grúa. Recuerde que estos datos siempre están representados por códigos alfanuméricos y no por descripciones; si no conoce su significado, puede pulsar sobre el propio código, aparecerá un pequeño icono redondo a la derecha del campo editable, y pulsando sobre este icono, tendrá acceso a la lista de opciones disponibles, con sus descripciones.

• Accounting 1 (contabilidad 1): esta pantalla contiene la principal información contable relativa al material, empezando por la moneda de referencia. Aquí se almacena la principal información necesaria para realizar un análisis financiero de las existencias: coste básico, coste variable, valor total de las existencias, variaciones de precio. Desde esta pantalla también se puede acceder a las funciones de estimación de costes. Las pantallas financieras (Accounting, Costing etc) sólo suelen ser accesibles, debido a que contienen datos sensibles, si se dispone de una autorización específica, en cuyo caso también se recibirá la formación adecuada para leerlas.